Löneadministratörer är fantastiskt duktiga på att hantera lönesystem, men det är sällan de har tillräckligt med utbildning eller erfarenhet vad gäller hanteringen av tjänstepensioner. Enligt IDUR:s erfarenheter har vi upptäckt att många löneadministratörer och lönechefer upplever hanteringen av tjänstepensioner som utmanande och som utanför deras expertis.
Vad är problemet?
En del lönearter påverkar pensionen, förvisso en relativt liten andel, men en väldigt viktig del. Löneadministratörer är vana att uppdatera lönesystemet och dess lönearter med allt som påverkar ekonomin varje månad, men ibland glöms att vissa lönearter faktiskt är pensionsgrundande.
I kontrast till ovanstående så har IDUR även sett det förekomma att vissa helt enkelt väljer att sätta alla eller för många lönearter som tjänstepensionsgrundande, när dessa egentligen inte är det. Förvisso inte ett avtalsbrott mot den anställde, men en enorm kostnad för verksamheten, som vi kommer titta närmare på snart. Detta tyder på osäkerhet vad gäller tjänstepension och hur det relaterar till lönearter.
Det finns även en uppfattning om att lönesystem har inbyggda funktioner för att åtgärda felaktigheter gällande pensionsgrundande lönearter, detta är inte sant; lönesystem är inte rustade för att automatiskt korrigera dessa felaktigheter.
Ovanstående angående inbyggda funktioner är en farlig uppfattning att ha eftersom det inte uppmuntrar till att göra rätt från början. Det kan leda till ohälsosamma vanor där man förlitar sig på ett system som inte ens åtgärdar problemet man tror att den åtgärdar.
När uppstår alla dessa problem som oftast? IDUR har observerat att problemen uppstår framförallt vid/när:
- Uppsättning av en ny löneart
- En löneart inte längre är aktuell
- Vid uppdatering av lönesystem
- Vid byte av lönesystem
Vad är konsekvenserna?
Avtalsbrott kan vara en konsekvens. Detta kan leda till allvarliga konsekvenser för arbetsgivare, bland annat kan man bli skyldig att betala en större ackumulerad summa till sina tidigare anställdas tjänstepension.
Det kan uppstå onödiga räntekostnader och även dyra sådana till Collectum vid senrapportering av stora retroaktiviteter.
Arbetsgivare kan t.o.m bli inblandade i en rättstvist, och resultera i att arbetsgivaren blir tvungen att betala rättegångskostnader samt betala motparten vad man funnits vara skyldig.
Angående att betala för mycket i tjänstepensioner, så är det som tidigare nämnt inte ett avtalsbrott mot den anställde men fortfarande en stor ekonomisk konsekvens för verksamheten. Eftersom det innebär att arbetsgivaren betalar mer än vad man skulle ha gjort.
Utöver de direkta ekonomiska konsekvenserna finns även frågan om rykte. Arbetsgivare är väldigt måna om att rekrytera de bästa arbetstagarna på marknaden. Avtalsbrott vad gäller tjänstepension bidrar väldigt negativt till företagets och arbetsgivarens rykte.
Vad måste man tänka på?
För att förebygga mot ovan beskrivna problem och konsekvenser så listar vi här nedan några tips som kan komma till stor nytta för löneadministratörer och arbetsgivare.
Tips angående:
- Uppsättning av en ny löneart
- En löneart inte längre är aktuell
- Lita inte på att lönesystemet kommer att åtgärda problem i bakgrunden utan insyn från löneadministratör.
- Ha gärna ett separat dokument som beskriver rutiner och regelverk vid uppsättning av en ny löneart.
- Se till att blockera lönearter som inte längre är aktuella även för tjänstepensioner.
Dessa är viktiga eftersom det inte bara är en person som ansvarar för lönesystemet. Det brukar finnas flera löneadministratörer. Det finns många moment i det vardagliga arbetslivet; semester, insjuknade, föräldraledighet, tjänstledighet. Detta innebär att det finns utrymme för mänskliga misstag, och då är det viktigt med dokumentation och tydligt beskrivna instruktioner.
Tips angående:
- Vid uppdatering av en lönesystem
- Vid byte av lönesystem
- Vid uppdatering och byte av lönesystem måste man göra rätt från början. Gå igenom varenda löneart som finns i lönesystemet. Kontrollera att dessa är korrekt kopplade till varje del av lönesystemet, det är oftast här man finner misstag relaterat till tjänstepensioner. Det är ett stort arbete, men inte lika krävande som att behöva åtgärda fel i framtiden.
När man gör misstag i lönesystemet vad gäller lön och skatt, så brukar det väldigt fort komma återkoppling från anställda. Detta gäller dock ej för tjänstepension eftersom premieplaceringar inte syns på lönebesked samt att kunskap i ämnet saknas.
Som ytterligare resurser i ämnet hänvisar vi till Collectum. Där finns det en tabell med pensionsmedförande lönearter för ITP 1 respektive ITP 2 + ITPK. Klicka här.
Även Fora har sammanställt en lista relevant för arbetare: Klicka här.